Documentation · logiciel Windows

Guide complet du logiciel GESTOK

Ce guide décrit uniquement le programme installé sur votre PC. Il est structuré par thèmes pour que vous trouviez vite ce qui concerne votre micro-entreprise ou votre petite structure : facturation, stock, fournisseurs, planning, relances et paramètres.

Micro-entreprises & auto-entrepreneurs Artisans & dépannage TPE & petits ateliers

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GESTOK vise les très petites entreprises qui n’ont ni service comptable interne ni temps à consacrer à des outils surdimensionnés. Le statut de micro-entreprise (régime de la micro) est au cœur de cette approche : documents lisibles, mentions adaptables sur les PDF, pilotage simple du chiffre et des achats, le tout sur votre machine sans dépendre du cloud pour l’essentiel du travail quotidien.

Selon la version, un tableau de bord permet de suivre vos chiffres et vos factures (y compris si elles ne sont pas encore enregistrées ou finalisées dans le logiciel, selon les écrans). C’est une aide au pilotage au quotidien : cela ne remplace ni vos obligations déclaratives (URSSAF, TVA si vous y êtes assujetti) ni l’avis d’un professionnel.

Fondations

Données locales, écran d’accueil, philosophie d’usage

1 Philosophie et données

GESTOK est pensé pour les artisans, micro-entrepreneurs et TPE qui veulent un outil direct pour facturer, suivre le stock et organiser le terrain sans empiler plusieurs logiciels.

Vos données restent chez vous : dossiers sur votre machine (factures, fichier DATA, inventaires…). Vous pouvez travailler sans Internet pour le quotidien. L’objectif : rapidité, lisibilité, maîtrise de votre dossier client et fournisseur — typique d’une petite structure où chaque minute compte.

2 Écran d’accueil et menu

Au démarrage, un menu principal ouvre les blocs : Stock, Planning, Interventions, Clients, Fournisseurs, Relances, Historique & inventaire, etc. (libellés parfois personnalisables).

Vous pouvez masquer les modules inutiles pour garder une interface légère. Une image de fond d’accueil peut être activée. Chaque zone propose listes, formulaires et actions (créer, modifier, PDF, recherche).

Stock & achats

Articles, fournisseurs, commandes, réceptions

3 Stock : pièces, forfaits, valorisation

Le module Stock centralise vos articles : référence, désignation, quantité, emplacement, statut (disponible, en commande, indisponible…), et montants pour estimer la valeur — utile pour une TPE qui doit voir d’un coup d’œil la valeur dormante.

Les forfaits ou prestations sans stock physique utilisent souvent le mode stock illimité (infini). Filtres (tout / pièces / forfaits) et couleurs personnalisables sur le tableau accélèrent la lecture.

Des alertes de seuil minimum listent les articles à réapprovisionner. Un inventaire PDF (via Historique & inventaire) dresse l’état du stock à une date donnée (les lignes « infini » peuvent être exclues du tableau PDF selon les options).

4 Fournisseurs, commandes et réceptions

Le répertoire fournisseurs alimente les commandes (lignes, références, statuts) puis les réceptions : les quantités reçues mettent à jour le stock automatiquement.

L’historique des commandes aide une petite structure à ne rien laisser en suspens avec ses grossistes ou distributeurs.

Ventes & clients

Répertoire, devis, factures PDF adaptés au régime micro

5 Clients et répertoire

Le répertoire clients regroupe les fiches (identité, coordonnées, notes) pour pré-remplir devis et factures et retrouver l’historique. La recherche textuelle reste essentielle quand la clientèle grossit — sans base complexe à maintenir.

Des dossiers clients peuvent regrouper documents et échanges pour un suivi fin (interventions, relances). Idéal pour un artisan seul ou une petite équipe.

6 Facturation : devis, factures, PDF

GESTOK produit des devis et factures PDF avec en-tête entreprise, mentions légales, logo et signature issus du profil. Les fichiers sont enregistrés dans les dossiers prévus (ex. Devis, Factures).

Les préfixes des noms de fichiers PDF se règlent souvent dans les paramètres. Flux type : client → lignes (prestations, pièces, remises) → PDF → archivage local. Numéros et séquences selon votre configuration.

Pour le statut micro-entreprise, des options visent à adapter les mentions TVA et les textes obligatoires ou recommandés sur les factures — point central pour une microstructure qui doit rester lisible sur ses documents officiels.

Terrain & suivi

Planning, interventions, relances, historique

7 Planning et interventions

Le planning affiche créneaux et interventions avec types d’activité, intervenants et codes couleur. Le module Interventions permet des fiches détaillées (pièces, transition vers facturation selon votre process). Options comme « au prévu → brouillon » ajustent le flux à votre métier.

8 Relances clients

La zone Relances structure le suivi (appels, relances numérotées, clôture) pour ne pas perdre un dossier en attente — crucial lorsqu’il n’y a pas de service recouvrement dédié.

9 Historique des documents et inventaire

Historique & inventaire liste les PDF générés avec recherche, ouverture des fichiers ou dossiers, et mouvements de pièces pour comprendre entrées et sorties. La partie inventaire produit un PDF récapitulatif — utile avant clôture, assurance ou contrôle interne.

Paramètres, profil & sécurité

Entreprise, tableau de bord, base de données, licence

10 Profil entreprise et mentions PDF

Dans Mon profil (ou équivalent) : raison sociale, coordonnées, RIB, mentions légales, délais de paiement, TVA si applicable, logo et signature. Ces champs alimentent tous les documents clients — y compris les formulations importantes pour les micro-entrepreneurs.

11 Paramètres du logiciel

Paramètres : fermeture, déconnexion automatique (AFK), suggestions stock, visibilité du menu, préfixes PDF, libellés du menu, image d’accueil. L’onglet Base de données indique le dossier racine (Factures, DATA, Inventaires…), déplaçable vers clé USB ou autre disque ; redémarrage pour appliquer. Sauvegardez ce dossier régulièrement (copie ou sync cloud de votre choix).

12 Tableau de bord et suivi

Selon votre version, le logiciel peut afficher un tableau de bord pour suivre l’activité : montants, factures et leur état dans le programme, y compris les documents pas encore enregistrés ou finalisés si les écrans le prévoient. L’objectif est une vision simple de votre chiffre et de votre facturation au fil de l’eau — à titre informatif pour vous aider au quotidien. Cela ne se substitue pas aux obligations URSSAF / TVA ni au conseil d’un expert-comptable.

13 Sécurité et session

Protection possible par mot de passe (selon version). La déconnexion automatique limite les accès si vous laissez le poste en atelier ou chez un client.

14 Licence et utilisation

La licence active les fonctions selon votre offre. Messages de licence : vérifier la clé et l’appareil si la licence est liée au matériel. Changement de PC ou renouvellement : suivre la procédure éditeur.

Avantages à retenir pour une petite structure

Aligné TPE / micro : un seul outil pour le cœur du métier, sans surenchère fonctionnelle.
Autonomie : données locales, usage possible hors ligne au quotidien.
Documents maîtrisés : PDF et mentions pensés pour les exigences du petit régime.
Couverture métier : stock, achats, ventes, planning, interventions, relances.
Ergonomie : menu clair, personnalisation, couleurs et filtres pour aller vite.
Traçabilité : historiques et mouvements pour répondre aux clients ou en interne.

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Conçu pour les petites structures — en priorité la micro-entreprise